Приказы по личному составу — это какие приказы

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Приказы по личному составу — это какие приказы" с комментариями профессионалов. В данной статье собран и систематизирован весь имеющийся материал интернета и предоставлен в удобном виде.

Приказы по личному составу

Приказ – важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· увольнение (расторжение трудового договора);

· предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

· внесение изменений в учетные документы;

· применение к работнику мер поощрения;

· наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, кратко­срочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РК определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 9825 —

| 7407 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

[2]

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

[1]

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

Читайте так же:  Размер госпошлины в суд по исковому заявлению

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

[3]

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и др.

Читайте так же:  Каков срок рассмотрения административного дела

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу. «, «О переводе на другую работу. «, «О поощрении. » и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Отдельные формулировки увольнения работников даны в приложении к настоящему разделу.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата.»

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав), «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении — «л/с», для приказов о поощрении — «п», для приказов по командировкам — «к».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Что такое приказы по основной деятельности

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Видео (кликните для воспроизведения).

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Читайте так же:  Образец договора заима без процентов

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Инструкция: оформляем приказы по личному составу

Что относится к приказам по личному составу

В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

  • по личному составу (ЛС);
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственному направлению работы.

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

  • прием на должность и заключение трудового соглашения;
  • перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
  • увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
  • изменение фамилии;
  • определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
  • поощрение, премирование, награждение и т. д.

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

  • предоставление отпуска;
  • применение взыскания дисциплинарного характера;
  • командирование работника;
  • направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

Когда необходимо создавать

Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

  • вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
  • структуры и штата учреждения;
  • соблюдения прав и гарантий сотрудника;
  • укрепления дисциплины.
Читайте так же:  Фз № 161 о национальной платежной системе

ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

  • ст. 68 — при приеме;
  • ст. 84.1 — при увольнении;
  • ст. 193 — при наложении взыскания;
  • ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Требования к содержанию

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации. Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

  1. Наименование.
  2. Номер, дата формирования.
  3. Название учреждения.
  4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

  • смысл;
  • перечень сотрудников, которых он касается;
  • дату вступления в силу;
  • обоснование для разработки;
  • основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Требования к оформлению

При формировании можно использовать:

  • фирменный бланк предприятия;
  • чистый лист удобного формата.

После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая». Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства. Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

  1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
  2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

  • индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
  • сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

  • личного заявления;
  • трудового соглашения;
  • служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

  • распорядительное действие работодателя;
  • Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
  • дату вступления в силу конкретного пункта;
  • другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2019 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Приказы по личному составу — это какие виды приказов?

Приказы по личному составу — это какие приказы и как их составлять, знает каждый инспектор кадровой службы. А вот новичка, впервые столкнувшегося с этой темой, какие это приказы — приказы по личному составу, должно заинтересовать. Тем более что их перечень довольно обширен, а порядок применения зависит от конкретной ситуации.

Формы и случаи применения распорядительных документов по персоналу

Рассматривая виды приказов по личному составу, необходимо учитывать, что их издание зависит от конкретных обстоятельств того или хозяйственного события. Поэтому привести исчерпывающий перечень не получится, всегда возможен нестандартный практический случай, требующий документирования. Если провести их классификацию, можно будет выделить следующие укрупненные блоки:

  • организационные — связанные с общими вопросами движения персонала — прием, увольнение, перевод и т. д.;
  • дисциплинарные — накладывающие взыскание или напротив предписывающие дополнительно простимулировать работника;
  • регламентные — описывающие порядок совершения каких-то действий (например, командировка, очередной отпуск);
  • зарплатные — служат для отражения фактов, необходимых для определения размеров и механизмов оплаты труда;
  • вспомогательного характера — для корректировки, отмены ранее изданных документов.

Особенность подобных документов — все они в той или иной мере затрагивают персонал компании. При их оформлении происходят изменения во взаимоотношениях нанимателя и работника, затрагивающие положение одного из них или обоих сразу. Поэтому, отвечая на вопрос, приказы по личному составу — какие это приказы, нужно понимать, что они могут воздействовать на различные сферы деятельности компании:

  • определять порядок взаимоотношений в области труда между нанимателем и работником;
  • регулировать состав подразделений, наименования отделов, количество необходимого персонала;
  • обеспечивать соблюдение социальных гарантий;
  • регламентировать состав, оснащенность, размещение рабочих мест;
  • воздействовать на трудовое поведение сотрудников.

Бланк приказа обязательно должен содержать следующий набор реквизитов:

  • идентификационные данные компании;
  • номер;
  • дату издания;
  • описание действия, которое надлежит совершить и по каким причинам;
  • основание;
  • росписи руководителя и сотрудников.

Случаи применения организационных распоряжений

Документы подобного назначения издаются регулярно, поскольку без них невозможно оформить зачисление в штат, законно прекратить отношения с нанимателем, перевести в другой отдел. Чаще всего они создаются в случае приема или увольнения. В большинстве компаний для этого используются унифицированные формы приказов по личному составу, хотя законодательство допускает создание собственных бланков с сохранением необходимых реквизитов. В группу распоряжений о перемещениях входят документы об изменении наименования должности, переводе сотрудника на другую позицию или в новый отдел. Они могут применяться для отражения одного из следующих фактов:

  • линейный перевод работника с позиции на позицию в пределах одного уровня штатной иерархии;
  • перевод на вышестоящую или нижестоящую должность (только с согласия работника);
  • временное исполнение обязанностей на период отсутствия основного работника на срок до 3 месяцев.
Читайте так же:  Предлагается ограничить размер начисляемых процентов и неустойки по краткосрочным потребительским кр

Образец приказа по личному составу о наказании

Для применения различных взысканий к работникам существует отдельная группа приказов, издаваемых в случае допущения ими нарушений в трудовой дисциплине, несоблюдения должностных инструкций, уклонения от выполнений указаний руководителя. Основное отличие такого приказа от прочих категорий распоряжений в том, что для его издания требуется дополнительное обоснование.

Перед тем как директор подпишет приказ о дисциплинарном взыскании, необходимо будет соблюсти определенный алгоритм действий:

  • получение сведений о нарушении, как правило, в форме акта или докладной записки;
  • истребование пояснений у провинившегося сотрудника в письменном виде;
  • рассмотрение всех обстоятельств совершения проступка;
  • обобщающий анализ всех полученных данных;
  • выбор варианта и формы наказания, соизмеримого с тяжестью проступка.

Ниже приведен пример приказа по личному составу:

Общество с ограниченной ответственностью «Закат»

О применении дисциплинарного взыскания

В соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ за неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей, выразившееся в несвоевременном занесении договоров в базу для согласования с руководителями подразделений,

Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора к специалисту отдела закупок В. П. Егорову за нарушение пп. 5.6, 5.7 должностной инструкции.

Основание: докладная записка директора по закупкам от 12.05.2016 № 45, акт от 13.05.2016 № 59, объяснительная записка В. П. Егорова от 13.05.16.

Генеральный директор Михайлов Е. П.

С приказом ознакомлен:

специалист В. П. Егоров

Распорядительные документы, регулирующие порядок совершения сотрудником определенных действий

Отдельно необходимо рассмотреть комплекс документов, посредством которых регулируется выполнение работниками стандартных процедур:

  • реализация права на все виды отпусков: учебный, очередной, без сохранения заработной платы, дополнительный;
  • осуществление командировок по заранее утвержденному графику.

Приказ о командировке оформляется при отправке сотрудника для выполнения поручения работодателя вне места постоянной дислокации. В нем в обязательном порядке содержится следующая информация:

  • идентификационные данные работника;
  • период поездки и основные задачи, которые необходимо решить в процессе ее осуществления;
  • конкретный пункт назначения;
  • прочие данные, необходимые для оформления и расчетов.

Приказы в сфере оплаты труда и нематериальной мотивации

Результатом взаимодействия с нанимателем должно быть получение им вознаграждения по итогам своего труда. В связи с этим блок «зарплатных» документов — один из самых обширных в деловой практике компаний. Нужно иметь в виду, что объекты, которые регулируются подобными приказами, относятся к обязательным условиям, отражаемым в трудовом договоре. В связи с этим издание таких приказов сопровождается внесением изменений в другие документы или формированием дополнительного соглашения к контракту.

Предположим, была проведена аттестация, по результатам которой сотрудник показал более высокий уровень знаний и компетенций. Итогом этого стало увеличение его заработной платы. Данный факт отражается изданием соответствующего приказа и заключением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Каждый тип материального поощрения при необходимости его изменения должен порождать приказ соответствующего вида. Многообразие применяемых сегодня инструментов стимулирования работников обусловливает обширный перечень приказов в области оплаты труда и мотивации. В качестве критериев признания заслуг работника перед компанией может выступать выполнение, перевыполнение плановых показателей, отсутствие нарушений трудовой дисциплины, выполнение особо важных поручений.

Наиболее часто применяемыми видами материального и нематериального поощрения, которые оформляются подобными приказами, являются:

  • выдача премии;
  • отметка заслуг при помощи грамоты;
  • выдача ценного подарка;
  • публичное признание высоких трудовых результатов, показанных работником.

Примеры нумерации, требования к регистрации и обеспечению сохранности приказов

Для нумерации приказов по личному составу используются смешанные порядковые номера, включающие, помимо цифрового обозначения, и буквы. Например: № 144/к, № 99л/с и т. д. Методику присвоения номера каждому документу определяют внутри фирмы самостоятельно. Компаниям, работающим с огромными массивами документов, целесообразно дополнять шифр номера знаками, содержащими информацию о сроках их хранения в архиве.

  • индекс «к» или «дх» для бумаг, которые нельзя уничтожать в течение 50–75 лет;
  • какая-то иная буква или их сочетание для приказов со стандартным сроком хранения (5 лет).

Некоторые послабления в данной области связаны с установлением для большинства документов с весны 2016 года срока 50 лет вместо применявшихся ранее 75. Однако для таких бумаг, изданных ранее 2003 года, сохранился прежний обязательный период хранения — 75 лет.

Когда проводится регистрация приказов по личному составу, то документы с разными периодами обеспечения сохранности должны быть подшиты в отдельные папки. При этом можно сохранять сквозной порядок присвоения номеров, выделяя период хранения отдельным буквенным индексом. Рациональнее всего делать это, используя обозначение «кп» для обычных сроков и, например, «ов» — для приказов длительного периода нахождения в архиве.

Многообразие форм приказов по личному составу объясняется разнообразием задач, которые решаются с их помощью. Часть из них имеет исключительно «кадровое» назначение, применяется для регулирования численности, профессионального состава работников, структуры компании. Некоторые служат для законного проведения каких-то процедур и, помимо прочего, создают доказательную базу для совершения тех или иных шагов. Часть влияет на порядок учета расходов и воздействует на процесс формирования налоговой базы. Каждый приказ должен быть обоснован при помощи первичных документов, в качестве которых могут выступать служебные записки, акты, объяснительные и т. д.

Видео (кликните для воспроизведения).

Помимо этого, приказы могут относиться к разным категориям в зависимости от предельного периода их хранения. От этого существенно зависит методика их нумерации и регистрации, а также процедура размещения в помещениях архива. Все описанные особенности необходимо учитывать как в процессе издания, подписания приказов, так в последующем, в целях соблюдения утвержденных периодов хранения и недопущения преждевременного списания важной документации.

Источники


  1. Борисов, А. Н. Комментарий к Федеральному закону «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Борисов. — М.: Юстицинформ, 2009. — 272 c.

  2. ред. Кононенко, І.П. Законодавство про адміністративну відповідальність; Київ: Видавництво політичної літератури України, 2012. — 340 c.

  3. Бегичев, А. В. Обеспечение доказательств нотариусами. Теория и практика / А.В. Бегичев. — М.: Логос, 2014. — 396 c.
  4. Правоведение. — Москва: Мир, 2008. — 319 c.
  5. Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
Приказы по личному составу — это какие приказы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here