Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве" с комментариями профессионалов. В данной статье собран и систематизирован весь имеющийся материал интернета и предоставлен в удобном виде.

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  • Быстрый поиск нужного акта.
  • Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  • Обеспечение правильного хранения документации.
  • Систематизация актов на основании их содержания.
  • Создание порядка регистрации бумаг.
  • Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  • Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  • Длительный: 50 или 75 лет.
  • Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  • Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

  • Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  • Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  • По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
  • По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  • По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
  2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  • Символ П обозначает прием на работу.
  • У – увольнение.
  • ПР – перевод сотрудника на другую должность.
  • О – отпуск.
  • Н – нарушение дисциплины.
  • К – прочие кадровые распоряжения.
Читайте так же:  Минстрой объяснил, как разграничить понятия капитального и текущего ремонта

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Кадровый учет требования к нумерации документов

Справка Например, в Положении о кадровом делопроизводстве могут быть предусмотрены следующие индексы для обозначения определенной категории распоряжений:

  1. П – о приеме на работу;
  2. У – об увольнении работников;
  3. О – для приказов об отпусках;
  4. ВК – для внутренних командировок;
  5. ЗК – для командировок за границу.

Другие индексы в нумерации организация может предусмотреть установить самостоятельно. В такой ситуации номер, например, норме приказа о приеме на работу может выглядеть следующим образом — № 2/П, или № 2/к/П. Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи с сокращением штата организации Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc В целом организация может установить те правила нумерации и индексации документов, которые считает наиболее рациональными для применения в работе.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
Читайте так же:  Образец ходатайства о прекращении производства по административному делу

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него). Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Регистрация документов в вопросах и ответах

В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве? Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

    Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа.

Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.

  • Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.).
  • Кадровое делопроизводство: основные требования к ведению кадровой документации

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    А к желательным реквизитам можно отнести:

    • Наименование фирмы;
    • Наименование и дата документа;
    • Регистрационный номер;
    • Место составления приказа;
    • Текст документа;
    • Подписи ответственных лиц;
    • Отметка об исполнителе;
    • Визы согласования приказа (при необходимости).

    Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах. Образец приказа о нумерации приказов Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

    ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной. К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т.
    д.

    Кадровый учет требования к нумерации документов

    Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов […]

    Кадровые приказы и по предприятию нумерация единая

    Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

    Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Справка Например, в Положении о кадровом делопроизводстве могут быть предусмотрены следующие индексы для обозначения определенной категории распоряжений:

    1. П – о приеме на работу;
    2. У – об увольнении работников;
    3. О – для приказов об отпусках;
    4. ВК – для внутренних командировок;
    5. ЗК – для командировок за границу.

    Другие индексы в нумерации организация может предусмотреть установить самостоятельно. В такой ситуации номер, например, норме приказа о приеме на работу может выглядеть следующим образом — № 2/П, или № 2/к/П.

    Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи с сокращением штата организации Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc В целом организация может установить те правила нумерации и индексации документов, которые считает наиболее рациональными для применения в работе.

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    Скачайте документы по теме: Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) с сотрудником в связи c истечением срока трудового договора (образец)Скачать в .doc Виды приказов Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

    К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.

      Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме.

    Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.
    Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства.

    Читайте так же:  Минтранс утвердил единые правила поведения в метро

    Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

    1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
    2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

    Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству.
    С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.

    • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
    • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

    В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

    Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности

    Также организации следует на локальном уровне закрепить обновление нумерации документов с начала каждого календарного года. Отметим, что ежегодно вводить новую нумерацию приказов и других документов весьма целесообразно, поскольку это помогает облегчить работу с документами и обеспечить надлежащий срок хранения каждого документа.

    При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.

    Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    Нумерация приказов

    Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать Правила ведения Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.
    Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям.
    Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов.
    Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д. От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения.

    На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация. Варианты организации кадровой нумерации приказов Разновидностей схем нумерации приказов множество.

    Рассмотрим некоторые из них.

      Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее.

    Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

    Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа. Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее. В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

    Для чего нужна нумерация

    Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

    [1]

    • поиска необходимого приказа;
    • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
    • организации хранения документации;
    • систематизации приказов по содержанию.

    Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

    • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
    • 50 лет – с начала 2003 года.

    Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

    Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

    Основные принципы нумерации

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

    Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

    Примерами индексов могут служить:

    • «лс» — приказы по личному составу;
    • «п» — о приеме на работу;
    • «у» — о расторжении трудового договора;
    • «к» — о назначении командировки и т.д.

    Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

    Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

    Читайте так же:  Какова налоговая ставка при налогообложении по енвд

    Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

    Регистрация приказов

    Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

    Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

    Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

    • номер приказа (с индексом);
    • дата его издания;
    • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
    • структурное подразделение, в котором он числится;
    • должность;
    • табельный номер;
    • реквизиты трудового договора;
    • суть приказа – кратко;
    • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

    В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

    • дату исполнения приказа;
    • ответственных лиц и их подписи.

    Внесение изменений в приказ

    Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

    Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

    • реквизиты изменяемого приказа;
    • суть и основания изменений;
    • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
    • лица, ответственные за исполнение нового приказа.

    Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

    Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

    • по оформлению личных дел сотрудников;
    • внесению записей в трудовые книжки;
    • формированию должностных инструкций;
    • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
    • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
    • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

    Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

    При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

    Что значит присвоить номер приказу

    Присвоить номер приказу — значит:

    • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
    • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
    • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

    Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

    • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

    ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

    • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

    Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

    Как присвоить номер приказу

    Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

    Расшифровка номера приказа следующая:

    • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
    • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

    В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

    Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

    Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

    [2]

    ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

    К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

    Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

    Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

    Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

    Правила нумерации приказов в организации

    В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

    При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

    Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

    Что это такое: понятие и сущность

    Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

    Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

    Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

    Читайте так же:  Собрание учредителей ооо - порядок созыва и проведения

    Нумерация преследует основные цели:

    • систематизация документов на предприятии;
    • удобный поиск;
    • осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

    Какая существует

    Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

    Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

    В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

    Как нумеровать и регистрировать

    Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

    Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

    Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

    Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

    Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

    Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

    Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
    Так, выделяются следующие виды деятельности:

    • основная;
    • по личному составу;
    • административно-хозяйственная.

    [3]

    В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

    По основной деятельности

    К ним относятся приказы:

    • о создании компании;
    • об утверждении расписания штата;
    • об утверждении графика отпусков либо командировок;
    • о создании отдельных структурных подразделений организации;
    • о слиянии с другими предприятиями;
    • о реорганизации либо ликвидации;
    • прочие относительно деятельности компании.

    Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

    Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

    К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

    • о приёме на должность;
    • о переводе сотрудника;
    • о премировании сотрудника;
    • о повышении;
    • об увольнении;
    • о дисциплинарном взыскании;
    • о командировке;
    • об обучении и т.д.

    Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

    Примеры и образцы

    Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

    Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.

    Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.

    И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

    Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации. Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.

    Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.

    Нормативная регламентация

    Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

    Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

    Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ, а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558.

    Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

    Источники


    1. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.

    2. Сокиркин В. А., Шитарев В. С. Международное морское право. Часть 6. Международное морское экологическое право; Издательство Российского Университета дружбы народов — Москва, 2009. — 224 c.

    3. Правоведение. Учебное пособие. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2013. — 400 c.
    4. Малахов, В. П. Теория государства и права / В.П. Малахов, И.А. Горшенева, А.А. Иванов. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2009. — 160 c.
    5. Теория государства и права. — М.: Дрофа, 2013. — 710 c.
    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here