Образец номенклатуры дел отдела кадров

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Образец номенклатуры дел отдела кадров" с комментариями профессионалов. В данной статье собран и систематизирован весь имеющийся материал интернета и предоставлен в удобном виде.

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Читайте так же:  Кс рф обязал минфин и фнс давать полные разъяснения по налоговым вопросам

    Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.


    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Также рекомендуем к прочтению:

    1 Комментарий

    Здравствуйте! Приказы о тарификации педагогических работников на начало учебного года к какому виду приказов относятся по кадрам или по основной деятельности?

    Как составить номенклатуру дел организации — образец

    Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

    Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

    Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

    Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

    Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

    [3]

    Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

    Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

    Кто занимается составлением номенклатуры дел

    Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

    Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

    Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

    Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

    Читайте так же:  Налогообложение при осно - виды налогов

    Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

    Порядок утверждения номенклатуры

    Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

    • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
    • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
    • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

    Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

    • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
    • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

    НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

    Как оформлять заголовки дел

    Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

    Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

    Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

    В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

    При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

    Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

    О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

    Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

    Где взять образец номенклатуры дел

    Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

    Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

    Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

    Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

    Номенклатура дел

    Процесс делопроизводства предприятия во многом зависит от грамотного ведения номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой упорядоченный перечень всех дел организации со сроками их хранения. Данный документ позволяет максимально рационализировать работу с документацией фирмы, поэтому к его составлению следует подойти со всей ответственностью.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В данной рубрике представлены ценные рекомендации по составлению и ведению номенклатуры дел организации. Так, мы подробно рассмотрим процессы составления, оформления и утверждения номенклатуры дел предприятия. Документы по сотрудникам занимают существенную часть архива любой фирмы, поэтому здесь мы отдельно поговорим о номенклатуре дел отдела кадров. А чтобы по возможности упростить для вас процесс составления данного документа, мы предлагаем образец номенклатуры дел фирмы. Ориентируясь на этот образец и также на приведенные в наших статьях рекомендации, вы сможете самостоятельно составить аналогичный документ для своей компании.

    Оформление номенклатуры дел организации

    Ранее уже была рассмотрена система составления и утверждения номенклатуры дел. Сейчас на образце общей номенклатуры дел для определенной организации давайте ознакомимся с.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности. Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела.

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь.

    Номенклатура дел организации – составление и утверждение

    В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный.

    Номенклатура дел в организации

    «Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4

    Номенклатура дел в организации

    [2]

    В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

    Виды номенклатуры дел

    В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

    Читайте так же:  Как проверить ооо по инн на суды

    Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

    Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

    — генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

    — Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

    — Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

    Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

    Итак, различают три вида номенклатур дел:

    — типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

    — примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

    — индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

    Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

    Составляем и оформляем

    Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

    Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

    Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

    При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

    На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

    ———— N ——- Наименование должности

    Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2018 — 2019 годы

    Что такое номенклатура, ее функции, виды

    Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.

    Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются:

    1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
    2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
    3. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
    4. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее Правила хранения документов).

    Ее основными функциями являются:

    • упрощенный поиск, размещение бумаг по папкам;
    • наличие индексации имеющихся материалов;
    • установление периодов хранения;
    • учет документов со сроком хранения менее 10 лет;
    • упрощенное составление описей дел с большим временем сохранности (свыше 10 лет);
    • составление актов организации на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

    Различают 3 вида номенклатур:

    1. Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
    2. Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
    3. Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
      • для определенного подразделения;
      • сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений.

    Для чего нужна номенклатура

    Одной из основных задач сотрудника кадровой службы является сохранение кадровых бумаг (приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках и т. д). Разобраться с этим вопросом поможет оформление номенклатуры дел. А значит, ее основное назначение — обеспечение сохранности документации.

    [1]

    Для того чтобы определить период хранения дел, необходимо для начала их классифицировать.

    Сроки хранения дел регламентируют:

    • Правила хранения документов;
    • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
    • «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Следующей задачей работника кадровой службы является проведение экспертизы на предмет ценности документов, по результатам которой их можно подразделить на следующие виды:

    • подлежащие сохранению длительный период;
    • подлежащие хранению определенное время, по истечении которого они могут быть утилизированы;
    • подлежащие передаче на уничтожение вследствие истечения срока их хранения.
    Читайте так же:  Каковы основания для сокращения штата работников

    Успешно справиться с поставленными задачами поможет составление номенклатуры дел, в которой отражаются:

    • список документации, с которой работают сотрудники всей организации, подлежащей хранению определенное время;
    • срок ее сохранения.

    Требования к составлению

    Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

    1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
    2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
      • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
      • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
    3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
      • от степени их важности;
      • необходимого периода хранения.

    На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

    Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

    • 1-й хранится в отделе делопроизводства;
    • 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
    • 3-й хранит архив компании;
    • 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.

    Особенности номенклатуры дел кадровой службы

    Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

    Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

    Структура номенклатуры

    Типовая форма этого документа утверждена в Основных правилах работы архивов организаций (приложения 7, 8), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

    Ее структура состоит из следующих граф:

    1. В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:
    • о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
    • конкретном номере указанного дела.

    Например, индекс 01-02 может обозначать, что дело составлено в подразделении 01 (к примеру, это может быть отдел кадров) и относится к группе документов под номером 02 (к примеру, это могут быть срочные трудовые договоры).

    1. Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
    2. В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
    3. В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
    4. Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр.

    После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

    • до 10 лет;
    • длительно, то есть более 10 лет;
    • постоянно, на время работы всей организации.

    Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать.

    Утверждение

    Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

    • окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
    • согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
    • представить ее на утверждение руководителю предприятия.

    Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

    • дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
    • передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.

    В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.

    Пересмотр, уточнение и внесение изменений

    Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

    Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

    Уточнение проводится в 2 этапа:

    • обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
    • выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

    Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.

    При ее составлении на следующий год допустимо оставлять несколько строк для внесения дополнительной информации, то есть для указания новых дел, вести которые начали в текущем году. Указанные сведения следует записывать от руки с присвоением порядкового номера.

    При этом надо учесть, что если в процессе рабочего года необходимость в ведении каких-либо разделов отпала, зачеркивать их не следует.

    Номенклатура дел отдела кадров представляет собой унифицированный список, который выполняет функцию справочника. Ее ведение обязательно для всех предприятий. В ней отражаются сведения обо всех документах, с которыми работает организация, с указанием срока их хранения. Ее оформление позволяет улучшить документооборот предприятия, систематизировать имеющиеся бумаги, а также значительно сократить время на их поиск.

    Номенклатура дел организации

    Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

    На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

    Читайте так же:  Регистрация изменений в учредительных документах юридического лица

    Роль документа

    Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

    Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

    • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
    • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

    Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

    Какие дела включать в номенклатуру

    В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

    Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

    Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

    Когда формируется документ

    Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

    Кто ведет номенклатуру дел

    Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

    Правила составления

    Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

    • наименование организации,
    • номер и дата составления,
    • перечень документов,
    • подписи ответственных лиц.

    В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

    Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

    Правила оформления

    Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

    Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

    Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

    Образец составления номенклатуры дел

    1. Вначале вносится стандартная информация:
      • полное наименование компании,
      • дата составления документа,
      • предстоящий год, на который он пишется,
      • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

    Видео (кликните для воспроизведения).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Источники


    1. Романовский, Г.Б. Гносеология права на жизнь; СПб: Юридический центр, 2013. — 370 c.

    2. Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.

    3. Трудовое право; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 504 c.
    4. Саблин, М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения. Практическое пособие / М.Т. Саблин. — М.: КноРус, 2014. — 416 c.
    5. Подведомственность и подсудность дел судам и арбитражным судам. Судебная практика. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2017. — 144 c.
    Образец номенклатуры дел отдела кадров
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here