Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Предлагаем ознакомится со статьей на тему: "Как прошить книгу учета движения трудовых книжек" с комментариями профессионалов. В данной статье собран и систематизирован весь имеющийся материал интернета и предоставлен в удобном виде.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

  • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
  • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

  • наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
  • обязательная нумерация всех страниц;
  • наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
  • обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Согласно п. 695 списка, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, срок хранения книги учета составляет 75 лет. При этом компания должна придерживаться правил организации и хранения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, а также правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Как пронумеровать страницы, прошить

Все листы в книге должны быть пронумерованы по-порядку, начиная с первого.

Книга учета должна быть прошита. Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании.

Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга учета движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом:

  1. На книге с левой стороны шилом или другим инструментом делаются проколы. Расстояние между проколами должно быть не меньше 3 см, и располагаться они должны строго по вертикали для того, чтобы не повредить читабельность книги при перелистывании.
  2. Капроновая нить либо иная другая, сложенная в несколько раз, продевается в отверстия. Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
  3. Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.

Можно ли исправлять записи в книге

Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.

Так, ошибочную информацию следует зачеркнуть одной линией, оставив при этом текст читаемым. Над зачеркнутым текстом следует записать верную информацию. Далее сотрудник, совершающий указанные действия, должен поставить отметку: «Исправленному верить», а также дату и свою подпись.

Как оформить опломбирование. Образец опломбировки

Как уже говорилось выше, ответить на вопрос, как опломбировать книгу учета трудовых книжек, можно на основании подп. 4 п. 41 правил ведения и хранения трудовых книжек. Она должна быть скреплена одним из способов:

На практике скрепление сургучной печатью используется мало, поскольку при этом может возникнуть ряд проблем:

  1. Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
  2. Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
  3. Непрочность печати. Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.
  4. Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.

Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004.

Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы. На поверхности такого носителя нанесены уникальные знаки, при желании заказчика возможно нанесение соответствующих логотипов и пр. При попытке отклеить такую пломбу на ней появится соответствующая запись, которая будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии.

Книга учета движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть прошита, ее страницы пронумерованы. Более того, указанный документ должен быть скреплен либо сургучной печатью, либо пломбой.

Как закрыть книгу учета движения трудовых книжек

Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

  1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
  2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
  3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
  5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
  6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

Трудовая книга

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Читайте так же:  Испытательный срок по тк рф (особенности и нюансы)

Журнал учета трудовых книжек (образец)

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Нужно ли как-то обосновывать то, что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек

В ходе проверки выяснилось с 2008 по 2009 г. книга учета движения трудовых книжек велась по неустановленной форме. Книга велась в тетрадке, все нужные графы есть, но они расположены в произвольном порядке (не соответствуют Приложению 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 № 69), кроме того книга: не прошита не пронумерована не омломбирована , не заверена подписью руководителя и в ней остались пустые страницы. С 2010 г. организация ведет новую книгу учета движения трудовых книжек (в нее работник отдела кадров переписал всех работников из старой книги). Вопрос: Что делать с первой книгой учета движения трудовых книжек, оформленной по неустановленной форме? Можно ли ее прошить, пронумеровать, сделать опись листов, поставить пломбу, заверить новому руководителю и поставить актуальную дату ? Нужно ли как-то обосновывать то что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек (ведь в первой книге учета остались пустые листы).

Однако, если книга, заведенная в организации, некорректна или находится в ветхом состоянии, то ее следует по возможности привести к корректному состоянию, а если это невозможно, то заведенную книгу следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Например, «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 (сто) трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, то он подлежит закрытию» Дата. Подпись. Печать. На остальных пустых страницах можно ставить букву «z».

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Книга учета движения трудовых книжек

  • Наличие твердой прочной обложки, которая выдержит частое обращение к листам и 75-летний срок хранения этого документа.
  • Книгу необходимо пронумеровать и прошить, причем нумеровать допускается как листы, так и страницы, на усмотрение компании.
  • На обратной стороне журнала, на его обложке, следует указать число листов, дату начала и поставить подпись ответственного лица с расшифровкой.

Важно правильно с юридической точки зрения заполнить книгу, учитывающую движения трудовых книжек. Ведут журнал учета кадровики или бухгалтер. Существуют определенные правила заполнения, которые следует соблюдать, чтобы избежать проблем с законом. Образец заполнения (пример) можно увидеть здесь. А здесь можно скачать бланк.

Как сшить книгу учета движения трудовых книжек

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2019-2019

Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.

Читайте так же:  Как подать жалобу в трудовую инспекцию онлайн

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

  • размер листка – 4×>5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)>
  • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)>
  • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225, пункты с 40 по 45).

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Так, ошибочную информацию следует зачеркнуть одной линией, оставив при этом текст читаемым. Над зачеркнутым текстом следует записать верную информацию. Далее сотрудник, совершающий указанные действия, должен поставить отметку: «Исправленному верить», а также дату и свою подпись.

  1. Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
  2. Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
  3. Непрочность печати. Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.
  4. Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

  1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
  2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
  3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
  4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

Журнал учета трудовых книжек

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.
Читайте так же:  Судебный приказ по кас рф и его отмена

Правила ведения и образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

Статья рассказывает, как выглядит образец для заполнения книги учета движения трудовых книжек, и разъясняет нюансы заполнения журнала.

Зачем нужно заводить журнал

Документ о трудоустройстве – это бланк строй отчетности. Правительство обязало всех работодателей учитывать бланки. Постановление № 225 утверждено 16 апреля 2003 г. Для учета открывается специальный журнал.

Важно! Правила предписывают, что вести нужно не только заполненные документы, но и бланки, которые будут выданы в дальнейшем. Название журнала – книга ведения трудовых книжек.

Когда журнал записи документов отсутствует – это плохо. Придется платить штрафы, если инспекторы по труду обнаружат нарушения. Наступают санкции по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

[3]

3 санкции за нарушения:

  1. Штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей для лиц, наделенных должностными полномочиями.
  2. Взыскание размеров от 30 000 до 50 000 – для организаций.
  3. Работа компании или частного предпринимателя останавливается на 90 суток.

Если нарушение обнаружится повторно, то руководителю компании грозит отстранение от должности сроком от года до трех лет.

2 причины для ведения журнала:

  • зафиксировать поступающие и убывающие бланки;
  • избежать штрафов при проверке государственными инспекторами.

Как правильно заполнить журнал

Тетрадь нельзя заполнять произвольно. Форма утверждена Министерством труда и социального развития.

Книги учета трудовых книжек – это тетради для записи движения бланков.

В тетрадке имеется 13 граф. Записи вносятся, когда перемещается бланк. Кадровик должен отдельно регистрировать сам бланк и вкладыш к нему.

Таблица граф в тетради.

Номер графы Содержание
1 Номер по порядку.
2, 3 и 4 Отражается время, когда документ поступил в компанию.
5 Полностью прописывается имя, фамилия и отчество специалиста.
6 Фиксируется номер, серия основного документа и вкладыша к нему.
7 Должность сотрудника, согласно штатному расписанию, утвержденному руководителем.
8 Подразделение, где исполняет обязанности сотрудник.
9 Номер и дата издания приказа о назначении на должность.
10 Подпись кадровика, ответственного за ведение тетради.
11 Сумма, которая взимается за бланк, если человек его впервые получает.
12 Дата возвращения книжки при расторжении контракта. Если специалист отказывается явиться и получить документ, ставится дата отправки почтового уведомления.
13 Подпись сотрудника, подтверждающая получение документа.

Нельзя произвольно записывать информацию. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.

Ставить дату необходимо в определенной последовательности. Пример написания: 22.11.2016. Запись: 22 ноября считается неправильной.

Казалось бы, все просто, но зачастую делаются досадные ошибки.

4 ошибки при заполнении:

  • сокращается имя, фамилия и отчество работника;
  • неверно указывается структурное подразделение;
  • путаются номера основных бланков и вкладышей к ним;
  • даты вносятся произвольно.

Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.

Основные требования к оформлению

Нельзя заполнить, а потом выкинуть тетрадь. Ведь журнал учета трудовых книжек должен сохраняться внушительный срок – 75 лет.

3 причины сделать запись в журнале:

  1. Новый сотрудник принимается на работу и отдает свой документ о трудоустройстве.
  2. Открывается вкладыш, поскольку в основном бланке закончилось место, негде стало делать записи.
  3. Расторгается контракт с сотрудником и документ выдается на руки.

Если новый сотрудник приносит основной документ и приложение к нему, то регистрировать нужно только основной бланк. Информация о приложении журнал записи трудовых книжек не включает.

Если вы хотите правильно вести журнал учета трудовых книжек, следуйте пяти основным правилам:

  1. Установить плотную обложку, тогда книга, показывающая движения трудовых книжек, будет долго храниться.
  2. Пронумеровать каждую страницу, которую включает тетрадь, показывающая движения трудовых книжек, до того, как начнете вести документ.
  3. Прошнуровать тетрадь и поставить пломбу.
  4. Сделать завершительную надпись. Проставьте прописью и цифрами, сколько имеет листов документ.
  5. Заверять журнал подписью руководителя. Книга, показывающая движения трудовых книжек, не может заверяться подписью кадровика.

Как правильно поставить пломбу?

Видео (кликните для воспроизведения).

Книга учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.

ГОСТ 31282-2004 установил, что означает контрольная пломба.

Важно! Поставить контрольную пломбу означает: один раз использовать устройство. Устройство требуется, чтобы определить, пытался ли кто-либо без разрешения открыть документ. Пока номер пломбы не вписан в строку, считается, что журнал не опломбирован.

Перед тем как вести книги учета движения трудовых книжек, заполните титульный лист и сделайте заверительную надпись.

Нюансы ведения делопроизводства

На практике часто возникают вопросы, связанные с тем, как вести журнал учета движения трудовых книжек. Ответ дается индивидуальный и зависит от ситуации.

Таблица вопросов кадрового учета.

Книга учета движения трудовых книжек: образец правильного заполнения можно найти в Интернете и скачать бесплатно. Если нужно образец журнала трудовых книжек скачать, пользуйтесь проверенными источниками. Предлагаем бланк из СПС «Консультант». Форма утверждена Министерством труда в 2003 году (Постановление № 69).

  1. Любая компания нанимает сотрудников и персональные документы о трудоустройстве. Поэтому обязательно заполняется журнал учета.
  2. Книгу нужно прошить, поставить пломбу, записать номер на каждой странице. Тогда документ будет иметь юридическую силу.
  3. Записи нельзя вносить произвольно. Нужно соблюдать хронологию и формат даты.
  4. Компания может купить журнал или заполнить самостоятельно, соблюдая при этом требования правовых актов.

Журнал учета трудовых книжек

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации. Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком. Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

Читайте так же:  Значение понятий доминус и гестор

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

  • трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации);
  • трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации;
  • вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

  1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
  2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
  3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
  5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

  1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
  2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить

к самой прошивке.

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.

  • По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
  • Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.
  • После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

    • размер листка – 4×5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки);
    • на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги);
    • указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

    Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

    Ведение учета трудовых книжек

    Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

    Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

    • правила оформления ведения трудовых книжек;
    • бланк книги учета;
    • Трудовой кодекс России;
    • документы предприятия;
    • бланки трудовых книжек;
    • печать (штамп) предприятия;
    • трудовые книжки работников.

    Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

    Заполнение титульного листа

    Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

    На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

    Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

    Вместе с этим материалом часто читают:

    Похожие статьи:

    Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

    Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

    «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам медицинского обеспечения безопасности дорожного движения».

    Читайте так же:  Мошенничество в сфере предпринимательской деятельности

    Как правильно прошить документы

    Бухгалтерский баланс как элемент метода бухгалтерского учета

    Книга учета трудовых книжек

    2 ноября 2015 Персонал

    Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности.

    Правила ведения книги учета трудовых книжек

    Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

    Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

    Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

    Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.


    Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

    Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

    Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

    В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

    2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

    5 – полное ФИО работника.

    6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

    7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

    8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

    9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

    10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

    11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

    12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

    Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

    К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

    Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

    Скачать образец документа

    Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

    Как прошить журнал движения трудовых книжек

    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

    Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

    Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

    Москва 29.05.2009 Утверждаю Директор ООО «Луч» Иванов —— И.И. Иванов 29.05.2009

    Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

    [1]

    ————————————————————————— ¦ N ¦Фамилия, имя,¦ Серия и номер бланка ¦ Примечания ¦ ¦ п/п¦ отчество ¦ трудовой книжки, ¦ ¦ ¦ ¦ владельца ¦ вкладыша в нее ¦ ¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 1 ¦Афанасьева ¦Трудовая книжка серия ¦Трудовая книжка находится ¦ ¦ ¦Ольга ¦АТ-IV N 5858599 ¦в ветхом состоянии ¦ ¦ ¦Ивановна ¦Вкладыш в трудовую книжку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦серия ВК N 6080013 ¦ ¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 2 ¦Балабанов ¦Трудовая книжка ¦Невостребованная трудовая ¦ ¦ ¦Виктор ¦серия АТ-V N 2992992 ¦книжка работника, ¦ ¦ ¦Петрович ¦ ¦уволенного 15.01.2008 ¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 3 ¦… ¦… ¦… ¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 84 ¦Черыков ¦Трудовая книжка ¦В трудовой книжке ¦ ¦ ¦Дмитрий ¦серия ТК N 0252521 ¦отсутствует запись ¦ ¦ ¦Васильевич ¦ ¦о переводе на другую работу¦ +—-+————-+—————————+—————————+ ¦ 85 ¦Шикарова ¦Трудовая книжка ¦ ¦ ¦ ¦Нелля ¦серия ТК N 1991991 ¦ ¦ ¦ ¦Никитична ¦ ¦ ¦ ——+————-+—————————+—————————-

    Итого трудовых книжек — 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них — 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них — 99.

    Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

    ————————————————————————— ¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦ +————+———+———+———————+———-+———+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +————+———+———+———————+———-+———+ ¦Трудовая ¦ТК ¦1234567 ¦Вкладыш в трудовую ¦ВК ¦0123456 ¦ ¦книжка +———+———+книжку +———-+———+ ¦ ¦ТК ¦4567890 ¦ ¦ВК ¦4567890 ¦ ————-+———+———+———————+———-+———-

    Итого бланков трудовых книжек — 2; бланков вкладышей — 2.

    Всего бланков — 4.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сдала Приняла Бухгалтер Специалист по кадрам Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова 29.05.2009 29.05.2009 Члены комиссии: Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов Секретарь Филина О.С. Филина

    Источники


    1. Марченко, М. Н. Сравнительное правоведение / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2013. — 784 c.

    2. Бурлаков, С. А. Крупные сделки юридических лиц. Правовое регулирование / С.А. Бурлаков. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 224 c.

    3. Научные воззрения профессоров Пионтковских (отца и сына) и современная уголовно-правовая политика. — М.: Статут, 2014. — 432 c.
    4. Решения конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации. 1992-2008 (комплект из 7 книг). — М.: Издательский дом «Право», 2016. — 298 c.
    5. Рассел, Джесси Академия юриспруденции — Высшая школа права «Адилет» / Джесси Рассел. — М.: VSD, 2013. — 537 c.
    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here